Miksi low-coden pitäisi kiinnostaa myös sinua, joka haaveilet dataohjatusta bisneksestä?

Viisi askelta ketterien, vähäkoodisten työkalujen hyödyntämiseen datapolun kaikissa vaiheissa.

Dataperusteisen bisneksen suurimmat esteet ovat perinteisesti olleet tiedon puuttuminen tai hajanaisuus, rakennettujen ratkaisujen jäykkyys tarpeiden muuttuessa – ja Excelit. Organisaatioissa on paljon operatiivisia järjestelmiä, jotka sisältävät suuret määrät dataa, mutta sitä ei ole tyypitelty, tai tiedon hyödynnettävyyttä helpottava metatieto puuttuu. Perinteiset tietovarastointi- ja master data -projektit muodostavat tärkeän perustan, mutta datan valjastaminen hyötykäyttöön pelkästään niiden pohjalta voi jäädä puolitiehen. Projektien lopputuotokset ovat nimittäin helposti monimutkaisia teknisiä rakennelmia, joita on haastava ylläpitää ja vaikeaa käyttää. Lisäksi pienimmänkin muutoksen tai päivityksen tekeminen vaatii paikalle ammattikehittäjän. Excel – tuo sinänsä erinomainen taulukkolaskennan lahja maailmalle – on jo puolestaan pitkään ollut niin sanottujen oikeiden dataratkaisujen pahin kilpailija. Sen avulla tiedon kerääminen ja raportointi on saatu sen verran hyväksyttävälle tasolle, että moni siihen myös tyytyy.

Tämän päivän kustannustehokkaalla low-code- eli matalan koodin teknologialla voidaan ketterästi laajentaa raportointia ja toteuttaa datan hallinta- ja käsittelyratkaisuja. Kuvaamme tässä blogissa vaiheet, joiden avulla rajallisillakin resursseilla pystyy low-code-välineitä hyödyntäen siirtymään kohti aidosti dataohjattua liiketoimintaa. Käytämme esimerkkinä Microsoft Power Platform -low-code-alustan työkaluja ja teollisuuden komponenttivalmistajaa. Samat lainalaisuudet pätevät kuitenkin lähes mihin tahansa organisaatioon.

#1 Tiedon kerääminen

Tiedon keräämiseen liittyvät haasteet voidaan jakaa kahteen osa-alueeseen: miten saamme hajanaisessa järjestelmäkentässä jo olemassa olevan tiedon hyödynnettyä ja miten keräämme kentältä tehokkaasti uutta, ajantasaista ja oikeaa tietoa? 

Microsoft Power Platformin työkaluilla voidaan tuottaa nopeita ja simppeleitä integraatioita muihin järjestelmiin, kuten asiakkuudenhallinnan (CRM) tai toiminnanohjauksen (ERP) ratkaisuihin, ja saada data virtaamaan näiden integraatioiden kautta. Teollisuusyrityksessä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tilauksen saapuessa tiedot niin CRM-järjestelmästä kuin ERP:stäkin, suunnitteluaiheistot ja kaikki muu relevantti data saadaan tuotua yhteen paikkaan – tarkoitusta varten rakennettuun Power Apps -sovellukseen.  

Power Apps -sovellukset voivat toimia myös käyttöliittymänä tiedon syöttämiselle manuaalisesti vaikkapa tuotannon eri vaiheista. Aikaisemmin tietoa kerättiin työntekijöiltä Excel-pohjaa hyödyntäen ja näistä Exceleistä koostettiin johdolle manuaalisesti kuukausittainen raportti. Low-code-maailmassa tiedot syötetään mobiilisovellukseen työnteon ohessa, ja kaikki syötetty tieto on välittömästi – viikoittain tai jopa päivittäin – automaattisesti raportoitavissa sovelluksesta eteenpäin. 

#2 Datan liikuttaminen prosessiohjautuvasti

Teollisen yrityksen tuotantoprosessissa ehkä tärkeintä on tieto siitä, missä tuotantoketjun vaiheessa tietty tilaus menee. Yllättävän usein tämä tieto kuitenkin puuttuu, koska data ei liiku prosessin päästä päähän. Ongelmana on tyypillisesti jälleen hajautunut järjestelmäympäristö, jossa tieto ei siirry järjestelmästä toiseen. Dataa kyllä kertyy prosessin jokaisessa vaiheessa, mutta aina omissa järjestelmissään, eikä mikään niistä – CRM, tuotannon suunnittelu, tuotannon ohjaus tai logistiikkakaan – välttämättä osaa tuota dataa kerätä. 

Power Apps -sovellustyökalulla dataa pystytään kerryttämään yhteen paikkaan koko tilaus-toimitusketjun matkalta. Sovellus yhdistää tiedot eri prosessin osista ja järjestelmistä, jolloin muodostuu kokonaiskäsitys siitä, miten etenee tuotannon esivalmistelu, tuotannon suunnittelu ja tuotanto sekä lähettämö ja logistiikka. Esimerkiksi tilauksen purettu vaiheistus voidaan tuoda integraation kautta ERP:n tuotannon suunnittelujärjestelmästä sovellukseen. Sovellus pystyy näin tunnistamaan tuotannon eri vaiheiden pullonkaulat sekä ennakoimaan mahdolliset resurssivajeet ja sen, kuinka paljon ja mitä tuotteita voi olla esimerkiksi suunnitteluvaiheessa tai tuotannossa yhtä aikaa.

#3 Tiedon rikastaminen

Tiedon rikastaminen, kuten kategorisointi, luokittelu tai metatietojen lisääminen voi tapahtua käytännössä missä prosessin vaiheessa hyvänsä. Tyypillisesti vaikkapa metatietojen lisääminen tai kääntötaulujen tekeminen on ollut aikaa vievää, manuaalista työtä, joka onkin tyypillisesti siirtynyt jähmeistä järjestelmistä Excelissä tehtäväksi. Tämä on tarkoittanut myös sitä, ettei metatiedolla rikastettua dataa ole voitu tarjota muiden järjestelmien hyödynnettäväksi – ainakaan suoraan.

Power Appsilla esimerkiksi CRM:stä tuleva myyntitilaus voidaan automaattisesti rikastaa tuotannon jaottelutiedoilla, kuten mille linjastolle tuote kuuluu ja mistä sen pitäisi tulla ulos. Aiemmin mikään järjestelmä ei kertonut tuotteen arvioitua valmistumispäivää kaikki tuotannon vaiheet huomioon ottaen, mutta nyt asiakkaalle pystytään antamaan huomattavasti luotettavampi arvio valmistumis- ja toimituspäivistä. Tällainen helppo tietojen rikastaminen mahdollistaa myös esimerkiksi skenaariotyön, jossa tulevan vuoden myynti- tai tuotantomääriä ennustetaan tuomalla datamassaan erilaisia tietosisältöjä, jotka voidaan joko tuoda muista järjestelmistä tai tuottaa puhtaasti skenaariotyötä varten.

#4 Tiedonkulun automatisointi ja integraatiokanava

Edellä on kuvattu esimerkkejä siitä, kuinka Power Platformin työkaluilla voidaan automatisoida ja helpottaa tietojen tuomista lähdejärjestelmistä esimerkiksi tuotannon seuraamista helpottavaan sovellukseen. Tiedon kulku pystytään automatisoimaan myös toiseen suuntaan: tuotannosta viedään tietoa takaisin myynnin järjestelmiin, jolloin asiakasvastuullinen myyjä voi varmistaa esimerkiksi tuotannon aloittamisen asiakkaalleen. Saman alustan työkaluilla olisi mahdollista ketterästi tuottaa asiakkaalle vaikkapa ekstranet-näkymä, jossa asiakas voisi reaaliaikaisesti seurata esimerkiksi autonsa tai kiukaansa valmistumista tehtaalla. 

#5 Tiedon esittäminen

Tiedon esittämisen osalta monessa organisaatiossa on siirrytty ”low-code-aikaan” jo vuosia sitten, kun Microsoftin Power Platform -alustakokonaisuuteen nykyisin kuuluva Power BI on laajasti vakiintunut Exceleiden esityskanavaksi. 

Edellä kuvatut tavat kerätä, rikastaa ja kuljettaa tietoa tarjoavat kuitenkin mahdollisuuden rakentaa Power BI:n päälle aidon kyvykkyyden seurata esimerkiksi tuotannon prosessia sen alusta loppuun saakka – eli kerätä dataa eri järjestelmistä, kuvata prosessin vaiheistus ja ennustaa sen läpimenoaikaa. Rikastetusta ja kattavasta datasta voidaan tunnistaa ristiriitaisuuksia tai toteuttaa liikennevalotyyppistä ohjausta: nopealla vilkaisulla voidaan tunnistaa, mitkä tuotantoprosessin vaiheet ovat seisseet liian pitkään paikallaan, tai mikä osa on myöhässä suhteessa luvattuun aikatauluun. Tuotanto- ja toimitusaikataulujen ennustaminen on läpinäkyvämpää ja luotettavampaa. Lisäksi esimerkiksi historiadatalla tietoa rikastamalla päästään tekemään entistä ennakoivampaa ja älykkäämpää tuotannon suunnittelua.

Ketterät low-code-välineet ovat databisneksessä vahvimmillaan siellä, missä raportointitarpeita syntyy joko asiakkaan oman liiketoiminnan kehittymisen tai esimerkiksi regulaation takia. Valmiita ratkaisuja – ainakaan muita kuin esimerkiksi raskaisiin ERP-järjestelmiin liittyviä – ei kuitenkaan ole olemassa. Näissä ympäristöissä low-code osoittaa vahvuutensa joko yksittäisen vaiheen nopeassa ja kustannustehokkaassa automatisoinnissa, tai parhaimmillaan koko datapolun haltuun ottamisessa.

Kirjoituksen on kirjoittanut asiantuntijamme Teemu Ruokoniemi.