”Ajantasaisen ja luotettavan tiedon saaminen on lähtökohta organisaation tehokkaalle päätöksenteolle ja tiedolla johtamiselle. Tietotarpeiden ymmärrys ohjaa raporttien ja visualisointien luomista sekä BI-välineiden valintaa.” -Aureolis
Toimittuani lukuisissa raportointihankkeissa sekä projektipäällikkönä että raporttien kehittäjänä, minulle on muodostunut selkeä visio siitä, minkälaisiin asioihin olisi hyvä kiinnittää huomiota raportointiprojektin eri vaiheissa sen onnistumisen varmistamiseksi. Yllä oleva lainaus sisältää tärkeän viisauden onnistumisten takaa: raporttien käyttäjät ja heidän tietotarpeensa asetetaan kehitysprojektin ytimeen.
Onnistuneen raportointihankkeen resepti
Avaintekijä on asiakkaan ja toimittajan yhteistyö. Kokemus osoittaa, että jokaisen onnistuneen raportointihankkeen takaa löytyy asiakas, jolla on mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa hankkeessa tehtävään työhön. Kun tämä varmistetaan ennen projektin aloitusta, onnistumisen reseptiin saadaan mukaan kriittinen ainesosa.
Asiakkaan kannattaa nimetä ja varata ainakin yksi henkilö, joka voi aina tarpeen tullen olla konsulttien apuna esimerkiksi datan tarkistuksissa. Toimittajan asiantuntijat eivät tunne datan liiketoimintamerkitystä ja siksi olisi hyödyllistä, että asiakkaan puolella olisi vastuuhenkilö, joka tuntee olennaiset datat mahdollisimman hyvin. Projekteissa käydään paljon dataan liittyviä keskusteluja eri liiketoimintojen välillä. Onnistuneissa raportointihankkeissa nämä keskustelut ovat sujuvia, sillä dataan liittyvä tietotaito on hyvin edustettuna.
Asiakkaan työryhmän kannattaa ennen raportointiprojektin alkua järjestää työpaja, jossa mietitään, mihin kysymyksiin toivotaan vastausta raporttien kehittämisellä. Tarpeet kannattaa jo tässä vaiheessa priorisoida tärkeysjärjestykseen. Työpajassa luovuuden kannattaa antaa kukkia. On tärkeää osata päästää irti vanhoista prosesseista tai työskentelytavoista ja antaa uudelle mahdollisuus.
1. Määrittely ja ideointi
Raportointihankkeen aloittavat asiakkaan ja toimittajan yhteiset määrittelytyöpajat. Raporttien suunnitteluun ja määrittelyyn kannattaa ottaa mukaan loppukäyttäjiä kaikilta liiketoiminta-alueilta, joita raportointi koskee. Näin projektin työlistalle saadaan mahdollisimman laaja kattaus vaatimuksia.
Määrittelyvaiheen työpajoissa voidaan hyödyntää erilaisia menetelmiä ideoiden keräämiseen. Oman kokemukseni mukaan on hyödyllistä toteuttaa käyttökelpoiset ideat nopeasti alta pois. Saadaan tuloksia nähtäville ja kertynyttä toteutuskokemusta voidaan hyödyntää projektin seuraavissa vaiheissa.
Luovan ideoinnin ohella raportointiprosessi kuvataan tässä vaiheessa huolellisesti. Mitä tarkemmin prosessi ja etenkin sen pullonkaulat tunnetaan, sitä helpompaa on nähdä loppukäyttäjien tarpeisiin vastaavia vaihtoehtoja raportointiratkaisulle tai yksittäiselle raportille.
2. Toteutus
Toteutusvaiheessa hiotaan ensimmäiseksi ulkoasu. Raportin toiminnallisuudet pyritään saamaan mahdollisimman valmiiksi. Raporttien ensimmäiset versiot tulisi käydä läpi matalalla kynnyksellä. Esimerkiksi Power BI:llä raportteja tehtäessä ketterät raporttimallit on helppo toteuttaa, joten raporttien validointikierroksia kannattaa siis järjestää useampia.
Raportin käyttäjälähtöisyys eli projektin alussa määritellyt ja priorisoidut vaatimukset tulisi koko ajan pitää tarkasti mielessä. Omissa projekteissani tarinankerronnan menetelmien soveltaminen on ollut tehokas tapa havainnollistaa sekä tarpeita että saavutettavia hyötyjä. Käytännössä kuvaillaan, miten tarina raportilla etenee ja missä järjestyksessä luvut auttavat liiketoimintoja parhaiten ymmärtämään raporteilla kuvatun tilanteen. Raportit kannattaa suunnitella ja toteuttaa mahdollisimman yksinkertaisiksi. Selkeys on raportin käyttäjän kannalta aina hyvä valinta. Helppokäyttöinen raportti selittää itse itsensä, ja loppukäyttäjän on vaivatonta aloittaa sen käyttö.
Raportointiprojekteissa tulee aina muutostilanteita, joissa nopea, mutta huolellinen reagointi auttaa välttämään turhia virheitä. Onnistuneelle projektille on tyypillistä se, että avoimuus ja toimiva yhteistyö asiakkaan ja toimittajan välillä auttavat ratkaisemaan muutostilanteisiin liittyviä pulmia.
3. Testaus
Testausvaiheeseen on hyvä varata tarpeeksi aikaa, jotta raportit saadaan mahdollisimman hyvin vastaamaan tehtyjä määrittelyä ja projektin alussa tunnistettuja tarpeita. Testauksen lopputulosta nostaa se, että projektin tässä vaiheessa on mukana kattava otos raporttien eri käyttäjärooleja. Raporttien lukujen oikeellisuuden ohella testataan monia käytettävyyteen liittyviä asioita. Ne vaikuttavat myöhemmin siihen, miten sujuvasti uusien raporttien käyttöönotto sujuu.
Kun testausvaihe suoritetaan huolella, raporttien uskottavuus ei kärsi loppukäyttäjien silmissä. Uudet raportit ovat laadukkaita ja käyttökelpoisia, ne vastaavat eri työroolien tarpeisiin ja siten niitä käytetään mielellään.
4. Käyttöönotto ja julkaisu
Onnistuneessa raportointiprojektissa uusia raportteja ei tyydytä julkaisemaan loppukäyttäjille, vaan käyttöönottovaiheessa järjestetään koulutuksia. Jo raportointiprojektin toimittajaa valittaessa kannattaa selvittää, miten toimittaja perehdyttäisi eri käyttäjäryhmät uuden raportointivälineen käyttöön. Omissa koulutuksissani olen kertonut asiantuntijoille raportointivälineen ominaisuuksista ja selventänyt raporteilla käytettyjä laskentatapoja. Osallistujat ovat olleet kiinnostuneita etenkin filtteröinnin mahdollisuuksiin ja visualisointien eri toiminnallisuuksiin perehtymisestä. Koulutusten avulla lanseerataan uudet raportit ja nostetaan raportointiin liittyvää osaamista läpi organisaation.
Raporttien jatkuva kehittäminen
Raporttien kehitys ei pääty projektin päätöskahveihin, vaan sitä tulisi jatkaa myös julkaisun jälkeen. Raporttien käyttäjiltä saadaan usein hyviä huomioita raporttien tai raportointisovellusten toimivuudesta. Ne kannattaakin kerätä talteen ja priorisoida niin sanotuksi backlogiksi. Ketteriä menetelmiä hyödyntävässä raportointiprojektissa voidaan palata takaisin määrittely- tai toteutusvaiheeseen siten, että backlogilta nostetaan toteutettavaksi käyttäjien ehdottamia korjauksia tai lisäyksiä raportteihin. Aureoliksen projekteissa tällaista pienkehitystä tehdään sujuvasti osana jatkuvaa palvelua.
Kuva 1: Projektin vaiheet
