Tietoa johtamalla kohti tieto-ohjautuvaa organisaatiota
Tieto on meille jokaiselle sekä henkilökohtaisesti että edustamiemme organisaatioiden osalta tavalla tai toisella tuttua. Miksi tiedon hyödyntäminen on kuitenkin yllättävän vaikeaa? Usein sorrumme tilanteeseen, jossa oma intuitio ajaa faktojen ohitse, vaikka odotuksia tiedolla johtamisesta löytyy eri julkisen sektorin organisaatioiden ja yritysten strategiadokumenteista rutkasti. Harva organisaatio linjaa johtavansa organisaatiota, kehittävänsä toimintaa ja parantavansa asiakaskokemusta intuitiolla.
Kuulemme ja luemme esimerkiksi sote-sektorin odotuksista, joiden mukaan data ja tekoäly tulevat parantamaan palveluiden laatua, tehokkuutta ja saatavuutta sekä nostamaan työn tuottavuutta. Tieto nähdään jonkinlaisena hopealuotina, joka ratkaisee kaiken. Odotuksia ja kysyntää tiedolle siis on, mutta odotukset eivät täyty itsestään. Se vaatii määrätietoista kehittämistä, toiminnan johtamista ja myös uskallusta ajatella työn tekemisen tapoja uudelleen. Tietoa tulee johtaa, jotta pystytään hankkimaan, varastoimaan, jalostamaan ja hyödyntämään organisaation tarvitsemaa tietoa ja mahdollistamaan systemaattinen tiedon hyödyntäminen organisaatiossa.
Data hyötykäyttöön
Työtä riittää siinä, että data ylipäätään on käytettävissä ja hyödynnettävissä. Datan hyödyntämisessä kapuloita rattaisiin laittavat esimerkiksi datan laatuhaasteet, regulaatio, eri datojen yhteensovittamisen ongelmat ja ymmärryksen puuttuminen siitä, mitä dataa ylipäätään on käytettävissä. Lisäksi on hyvä muistaa, että laadukas data tietokannassa tai tietovarannossa on mahdollistaja, joka vaatii jalostamista muuttuakseen tiedoksi. Lisäksi varsinainen hyöty ja lisäarvo syntyy vasta, kun tieto saadaan aidosti käyttöön.
Uskon, että datan hyötykäyttöön saaminen kiteytyy kolmeen pääkohtaan:
- kattavaan kuvaan tiedosta
- datan hyödyntämiseen
- organisaation tieto-ohjautuvuuteen ja datakulttuuriin
Näitä kolmea pääkohtaa tukee jatkuvan kehittämisen mahdollistama tietojohtamisen toimintamalli, jossa sovitaan sekä määritellään tiedolla johtamisen roolit, prosessit sekä vastuut, mikä mahdollistaa tiedolla johtamisen jatkuvan kehittämisen.
Datan hyötykäyttöön saamiseen vaaditaan ymmärrystä siitä, missä olemme, minne olemme menossa ja miten pääsemme tavoitetilaan. Tarvitaan tietoa tiedosta, eli näkyvyyttä ja ymmärrystä organisaatiossa olevasta tiedosta ja prosesseista. Ymmärrys tiedosta vie meitä matkalla eteenpäin.
Data tietojärjestelmässä vaatii tuekseen osaamista ja toteuttamiskykyä saada data virtaamaan ja muuttumaan tiedoksi. Tämä ei ole aina suoraviivaista. Matkan varrella vastaan tulee varmasti haasteita, mutta ne ovat ratkaistavissa, kun työtä datan käyttöön saamiseksi tehdään systemaattisesti ja ketterästi.
Kun dataa on jalostettu tiedoksi ja se on saatavissa, tarvitaan tekemisen muutos tieto-ohjautuvaksi. Muutoksen tueksi tarvitaan suunta, tukea ja johtamista. Tarvitaan suunta siihen, miten opimme ja hyödynnämme konkreettisesti tietoa osana toimintaamme. Edellä mainittujen asioita tukemaan on hyvä olla toimintamalli tietojohtamiseen. Toimintamallilla varmistetaan laadukkaan tiedon syntyminen päätöksenteon tueksi yhteistyössä liiketoimintojen, johdon ja ICT:n kanssa.
Tietojohtaminen ei ole projekti, jolla on alku ja loppu, vaan se on matka – matka kohti tieto-ohjautuvuutta ja organisaatiota, jossa todelliset hyödyt realisoidaan silloin, kun toimintaa voidaan muuttaa tietolähtöiseksi.
Kirjoituksen on kirjoittanut asiantuntijamme Iiro Jarnila.
