Etätyöskentely on ollut arkea nyt lähes vuoden ja yhteistyötä tukevat työkalut ovat nousseet aivan uudenlaiseen arvoon - erityisesti työpajoissa. Tämän vuoksi päätimmekin ottaa härkää sarvista ja laittaa virtuaaliset valkotaulut testiin. Miten onnistuisi puolen tunnin työpaja, jossa kirkastetaan yhdessä valittua aihealuetta ja valitaan kriittisimmät esteet jatkotyöstöön? Etätyö koskettaa tällä hetkellä monia yrityksiä, joten valitsimme sen työpajamme teemaksi.
Työkaluista kokeiluun pääsivät Microsoft Whiteboard, Loihde Advancen koulutuksissa tutuksi tullut Mural sekä mm. tietomallinnuksessa käyttämämme Lucidchartin serkku Lucidspark. Tässä blogissa esittelemme niin työpajan, kuin vertailuun valitut työkalut. Kerromme myös vastaan tulleista haasteista, kun kaikki ei mennytkään, kuin Strömsössä.
Tunnista keskeinen ongelma
Valitsimme työvälineiden tulikokeeseen Problem Framer -työpajan, jolla voidaan nopeasti ja yksinkertaisesti tunnistaa valitun aihealueen keskeiset haasteet. Työpaja auttaa fokusoimaan ongelmaa, kun keskusteluilla samaan tulokseen pääsy voi viedä huomattavasti enemmän aikaa - etenkin, jos paikalla on useita henkilöitä ja näkökulmia ongelmakohtia pohtimassa. Problem Framer kohdentaa ja auttaa kirkastamaan tärkeimmät ongelmakohdat, jolloin jatkokeskustelut voidaan rajata tärkeimpien asioiden ympärille.
Menetelmää voidaan hyödyntää esimerkiksi uuden projektin alussa, kun halutaan ymmärtää mitkä asiat tukevat projektin onnistumista ja millaisia haasteita tavoitteen edessä on. Keskeisten ongelmien löytäminen ja niiden ratkaiseminen ovat avainasioita vietäessä projekteja johdonmukaisesti kohti maalia. Omaa työpajaamme lähestyimme pohtimalla ajankohtaista aihetta: miten työntekijöiden etätyökokemusta voidaan parantaa, kun koronapandemia on lisännyt etätyön määrää?
Menetelmässä käytetään noin puoli tuntia viiden vaiheen läpikäyntiin. Näiden vaiheiden avulla valittu aihealue kirkastuu ja tärkeimmät kipukohdat saadaan tunnistettua jatkotyöstöä varten. Lopputuloksena esiin nostettu keskeinen haaste on lisäksi käännetty muotoon, joka kannustaa ratkaisujen löytämiseen myöhemmin. Tämä tehdään kääntämällä ongelmallinen väittämä "mitä voimme tehdä" -kysymykseksi. Esimerkiksi, jos eniten ääniä saanut väittämä on "vähäinen liikunta työpäivän aikana", niin se käännetään muotoon "miten voisimme saada ihmiset liikkumaan enemmän työpäivän aikana". Jos menetelmän tarkempi läpivienti kiinnostaa, niin voit tutustua aiheeseen tarkemmin Workshopper-sivustolla.
Työkalujen toiminnallisuudet
Alla on listattu työkalujen ominaisuuksia helpottamaan niiden keskinäistä vertailua. Toiminnallisuuksien osalta Lucidspark ja Mural ovat Microsoft Whiteboardiin nähden aivan omassa luokassaan.
Työkalujen toiminnallisuudet vertailussa.
Työpajan läpivienti ja haasteet
Työpaja oli helpohko valmistella, mutta vaatii hieman taiteilijan rohkeutta piirtää laiva vapaalla kädellä. Mural ja Lucidspark mahdollistavat kuvien lisäämisen, mutta Whiteboard ei sallinut kuvien lisäämistä, kuin työpöytäversiolla. Osallistujien kutsuminen työpajan valkotaululle oli Muralissa ja Lucidsparkissa helpointa; käyttäjien ei tarvinnut itse luoda tunnuksia tai asentaa ohjelmistoja vaan jokainen pääsi anonyymin vierailijalinkin kautta suoraan paikalle.
Aloitimme työpajan ohjeistamalla osallistujat työkalujen käyttöön, sillä etenkin ensikertalaiset voivat muuten tuntea olonsa sekavaksi ja työkalussa liikkuminen vie huomion pois itse sisällöltä. Tavoitteenamme oli käyttää kahden värisiä postit-lappuja eri osioiden aikana ja tämä onnistuikin hyvin Muralissa ja Lucidsparkissa. Whiteboard ei tarjoa selainversiossa, kuin yhden värisiä lappuja joten selkeyden vuoksi pitäydyimme siellä perusvärisissä postit-lapuissa.
Äänestäminen ei sitten sujunutkaan aivan suunnitelmien mukaan. Muralissa hyödynsimme sisäänrakennettua äänestystoimintoa, jonka avulla äänestys sujui nopeasti ja helposti. Lucidsparkissa emme tätä käyttäneet, sillä halusimme tehdä äänestykset niillä keinoilla jotka ovat mahdollisia työkalun versiosta riippumatta. Käytimme sen sijaan postit-lapuille lisättäviä emojeita. Vaihtoehtona olisi ollut hyödyntää valmista templaattia ja postit-lappujen viereen raahattavia äänestyspalloja. Tämä vaatii kuitenkin pientä lisätyötä työpajan vetäjältä, jotta jokaiselle osallistujalle on palloja käytettävissä.
Whiteboardissa äänestäminen onnistuu peukuttamalla postit-lappuja, joten tavoitteemme oli käyttää samaa lähestymistapaa, kuin Lucidsparkin kanssa. Valitettavasti työpöytäversion peukutusmahdollisuus ei ole selainversiossa käytettävissä - ja työpöytäversiossakin voi peukuttaa vain kerran kutakin lappua. Keksimme kuitenkin äänestystavan, joka toimi kaikille osallistujille: tekstikentät, johon osallistujat lisäsivät X-kirjaimia ääniä antaessaan.
Äänestyksestä selvittyämme lopputyöpaja sujuikin hyvin parista harmaantuneesta hiuksesta huolimatta. Löysimme eniten ääniä saaneen haasteen ja muokkasimme sen käytetyn metodin mukaisesti helpommin ratkaistavaan muotoon: "Miten voisimme lisätä liikuntaa työpäivien aikana?". Tästä on hyvä jatkaa työstämistä myöhemmin eteenpäin, kun ideoidaan konkreettisia toimenpiteitä tilanteen parantamiseksi.
Äänestystulokset Mural vs. Lucidspark vs. Whiteboard
Yhteenveto
Kaikki kolme työvälinettä ovat omalla tavallaan hyviä ja niiden avulla on mahdollista fasilitoida paikkariippumaton työpaja. Työväline kannattaa kuitenkin valita työpajan tavoitteen ja laajuuden mukaan, sillä väärin valittu sovellus on joko liian monimutkainen käyttää tai siitä puuttuu keskeisiä toimintoja. Käyttämämme kolme sovellusta voi jakaa karkeasti siten, että Mural ja Lucidspark mahdollistavat suunnitelmalliset työpajat ja monipuolisen tiedonkeruun, ja Microsoft Whiteboard soveltuu toistaiseksi paremmin adhoc-pohjaiseen yhteistyöhön.
Mural on sovelluksista monipuolisin ja se myös näkyy erityisesti fasilitaattorin käyttöliittymän toimintojen määrässä. Lyhyissä työpajoissa kannattaa suosia pohjia, joissa osallistujille riittää postit-lappujen luonti tuplaklikkauksella. Kaikkien ominaisuuksien läpikäynti vie helposti enemmän aikaa, ja ominaisuuksia kannattaakin hyödyntää laajemmin vasta isommissa työpajoissa tai työpajakokonaisuuksissa. Lucidspark tarjoaa ketterän vaihtoehdon useisiin eri käyttötarkoituksiin ja sen käyttöliittymä on Muralia yksinkertaisempi. Oli valittu työväline mikä tahansa, niin työpajan vetäjän on muistettava esitellä sovelluksen olennaiset toiminnallisuudet joko ennen tilaisuutta tai viimeistään työpajan alussa. Näin käyttäjät eivät käytä kaikkea aikaansa tilanteeseen sopimattomien toiminnallisuuksien kokeilemiseen.
Tulevaisuudessa siirrytään todennäköisesti aiempaa laajemmin hyödyntämään kosketusnäyttöjä eri laitteissa. Tällöin esiteltyjen sovellusten kaltaisia piirtotyökaluja voidaan hyödyntää huomattavasti nykyistä paremmin. Fyysisen työpajan ja virtuaalisten vastineiden välinen raja kutistuu silloin entisestään. Jos piirtämisen laatu ei kuitenkaan ole esteenä, tuovat virtuaaliset valkotaulut ja laput, tekstit, kuvat ja näiden ryhmittelyt jo suurta hyötyä etätyöskentelyyn.
Vaikka vastaan tulleista haasteista johtuen Whiteboard ei saanut meitä tällä kertaa ihastumaan, niin sillekin on kohderyhmänsä. Tarjottaessa web-versiota 5 vuotiaan lapsen käyttöön, oli tämäkin työkalu paras keksintö ikinä!
Haluatko apua etätyöpajoihin tai etätyöskentelyyn yleensä?
Kirjoituksen kirjoittanut Anssi Haapala (kirjoittaja työskenteli Loihde Advancella syyskuuhun 2021) ja Tuuli Pesonen (kirjoittaja työskenteli Loihde Advancella joulukuuhun 2022).
