Uusi tiedonhallintalaki astui voimaan 1.1.2020. Tiedätkö, millaisia muutoksia laki vaatii organisaatioltanne ja miten niihin kannattaa vastata?
Laki asettaa omat vaatimuksensa tiedonhallinnalle ja tietoturvallisuudelle julkishallinnon organisaatioissa. Lain tavoitteena on edistää tiedonhallinnan yhdenmukaistamista digitalisoituvassa toimintaympäristössä. Tästä näkyvimpänä uudistuksena laissa on säädetty tiedonhallintayksiköille velvollisuus tuottaa selkeä kuvaus organisaation laajennetusta tiedonhallinnasta.
Laki määrittää aiempaa selkeämmät vähimmäisvaatimukset sille, mitä organisaation tulee kuvata sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevässä ja kuvaavassa tiedonhallintamallissa. Lain mukaan tiedonhallinnan järjestämisvastuu on selkeästi organisaation johdolla, ja jatkossa johdon vastuulla on huolehtia siitä, että tiedonhallintayksikössä on määritelty muun muassa tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut.
Tiedonhallintayksikkö on lain mukanaan tuoma uusi käsite, jolla tarkoitetaan viranomaista, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain mukaisesti. Muun muassa kuntasektorilla tämä tarkoittaa kuntaa, kuntayhtymää tai itsenäistä oikeudellista laitosta, joista kukin muodostaa oman tiedonhallintayksikkönsä.
Mikä on lain vaatima tiedonhallintamalli ja mihin sitä tarvitaan?
Tiedonhallintamallin tavoitteena on mahdollistaa tietojen monipuolinen ja sujuva hyödyntäminen eri palveluissa ja prosesseissa. Jotta tämä onnistuisi, mallin tulee varmistaa vähintään se, että organisaatiolla on olemassa olevat ja ajantasaiset tiedot toimintaprosesseista, tietovarannoista, tietoaineistoista, tietojärjestelmistä sekä tietoturvallisuustoimenpiteistä.
Tiedonhallintamallissa ei ole kyse kertaluonteisesta projektista.
Monet näistä vähimmäistasoon vaadittavista kuvauksista löytyvät jo organisaatioiden tiedonhallintayksiköistä, ja niitä kannattaa ehdottomasti hyödyntää uutta tiedonhallintamallia ja sen mukaista toimintaa muodostettaessa. Samalla on hyödyllistä arvioida kuvausten yhdenmukaisuutta, ajantasaisuutta ja vastaavuutta tiedonhallintalaissa säädettyihin velvollisuuksiin nähden.
Tee tiedonhallintamallista organisaation voimavara – huomioi tiedon koko elinkaari
Tiedonhallintamallissa ei ole kyse kertaluonteisesta projektista, koska jatkossa tiedonhallintayksiköillä on myös ylläpitovastuu mallista ja sen mukaisesta toiminnasta. Tulevaisuudessa tiedonhallintamallin mukaisia kuvauksia hyödynnetään esimerkiksi tietojärjestelmien päivityksiä tai käyttöönottoja suunniteltaessa, mutta ennen kaikkea malli auttaa organisaation tiedonhallinnan kokonaiskuvan muodostamisessa. Siksi sitä kannattaa lähteä alusta alkaen rakentamaan voimavaraksi organisaatiolle.
Suurimmat hyödyt tiedonhallinnalla saavutetaan, kun tiedon hallintaan panostetaan, tiedon laadusta huolehditaan ja tietoa hyödynnetään läpi organisaation. Digitaalisuuden myötä tiedon elinkaaren hallinta korostuu erityisesti, koska alkuvaiheen päätökset ja teot vaikuttavat ratkaisevasti siihen, miten tietoa voidaan lopulta käyttää.
Muistilista: organisaation ensiaskeleet tiedonhallintalakiin
- Tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien vastuiden määrittely
- Organisaation tiedonhallinnan nykytilan kartoittaminen
- Tarvittavasta koulutuksesta ja ohjeistuksesta huolehtiminen
- Toteutussuunnitelman laatiminen tarvittavien muutosten toteuttamiseksi
Tarvitsetko apua tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamiseen?
Meillä Loihde Advancella on pitkä kokemus tiedonhallinnan kehittämisestä organisaation eri tasoilla. Jos pohdit vielä, millaisia muutoksia tiedonhallintalaki aiheuttaa teille, mistä olisi hyvä lähteä liikkeelle tai mitä oikeastaan pitäisi tehdä, me voimme auttaa.
Selvitämme ensin organisaationne nykytilan, jonka pohjalta täsmennämme tavoitetilan. Kun riittävä ymmärrys on saavutettu, teemme suunnitelman tavoitetilan saavuttamiseksi. Autamme teitä onnistumaan kaikissa vaiheissa, tarpeen mukaan ylätason suunnittelussa tai yksityiskohtien täsmentämisessä.
