Visualisointi- ja raportointivälineen valinta – viisi näkökulmaa

“Mikä on paras visualisointituote, mitä itse käyttäisit?” kysyvät asiakkaat, kun on istuttu neuvotteluhuoneen pöydän ääressä ja käyty läpi organisaation raportointikäytäntöjä ja -työkaluja. Tussitaulu on täyttynyt tulevaisuuden arkkitehtuureista, ja tiedolla johtamisen tiekarttaakin on visioitu.

Kuten arvaatte, kysymykseen parhaasta visualisointivälineestä ei ole yhtä oikeaa vastausta. Valinta kiertyy käsitteen “paras” ympärille. Miten paras määritellään? Onko se Gartnerin nelikentän oikea yläkulma eli tutkimuslaitoksen mielestä paras? Onko se sopivin? Halvin?

Kun kartoitamme asiakkaidemme tarpeita parhaiten vastaavaa raportointivälinettä, kanssa lähdemme aina pohtimaan asiaa monelta kulmalta. Tässä muutama näkökulma:

1. Gartner

Gartnerin toimittamaa vuosittaista välinevertailua luetaan tällä alalla tarkasti. Vuodesta toiseen muutamat välinetoimittajat ovat keikkuneet oikeassa yläkulmassa ja profiloituneet alan visionääreinä. Suomalaista raportointikenttää kolunneena voin todeta, että nämä tuotteet ovat myös käytössä suomalaisissa yrityksissä. Tuotteiden kehityspolku ja tulevaisuuden visiot ovat vakuuttaneet Gartnerin, joten välineen valinta näiden tuotteiden joukosta lienee turvallista.

2. Hinta

Hinta on usein määräävä tekijä työkalun valinnassa. Jos käytössä on jonkin valmistajan ohjelmistoja, on edullista jatkaa saman valmistajan välineillä. Joskus saatetaan jopa huomata, että organisaatiossa on hyödynnettäviä välinelisenssejä jo valmiina.

Välinekustannusten laskemiseksi täytyy arvioida, kuinka monta henkilöä järjestelmää käyttää missäkin roolissa. Visualisointityökalujen lisensiointi perustuu ainakin osittain käyttäjämääriin ja käyttötapoihin. Myös aikajänne ratkaisee. Lähdetäänkö ensin liikkeelle pienemmällä pilottiryhmällä ja laajennetaan myöhemmin käyttäjämäärää?

Kokonaishintaan vaikuttavat myös infrastruktuurin kustannukset. Työkalua voidaan käyttää mm. pilvessä, virtualisoidulla raudalla tai fyysisellä palvelimella. Millaiset resurssit käyttäjämäärälle tarvitaan, ja millainen infran täytyy olla? Asennus, käyttöönotto, toteutustyö, koulutus ja ylläpito − ostettuna tai omana työnä – vaikuttavat myös kokonaishintaan.

3. Kokemus

Organisaatioilla on nykyään runsaasti kokemusta visualisointityökalujen käytöstä. Vähintäänkin johdolle tuotetaan raportointia kuukausittain monella eri organisaatiotasolla. Käytössä voi tällöin olla erillisiä visualisointityökaluja, tai sitten hyödynnetään yleisintä ja käytetyintä monikäyttötyökalua Microsoft Exceliä. Dataa haetaan eri järjestelmistä, ja sitä yhdistellään ja visualisoidaan Excel-taulukossa, josta kuvaajat löytävät tiensä PowerPoint-esityksiin. Prosessi toistuu kuukaudesta toiseen ja vie paljon aikaa.

Käytössä oleva raportointiväline saattaa aiheuttaa organisaatiossa voimakkaita tunteita suuntaan tai toiseen. Jokin väline on hyvinkin pidetty, ja toista inhotaan. Syynä voi olla itse työkalu, tai sitten yksittäinen raportti tai tapa, miten välineessä data tuodaan tarjolle.

4. Ominaisuudet

Jokaisella visualisointityökalulla on oma sisäinen logiikkansa, joka heijastaa tuotteen historiaa ja lähtökohtia. Työkalut ovat syntyneet tiettyyn tarpeeseen, mikä on näkyvissä vielä vuosienkin päästä siinä logiikassa, miten tietyt asiat hoituvat ja millä tavalla datan käsittely ja visualisointi toteutetaan.

Välinevalinnassa tulisikin kartoittaa organisaation tietotarpeet sekä pohtia sitten välineen ominaisuuksien sekä organisaation tarpeiden vastaavuutta.

5. Mieltymykset

Monesti paras väline on se, jota itse osaa parhaiten käyttää. Sillä asiat hoituvat nopeasti ja vähillä virheillä. Kantapään kautta on opittu, miten työkalu toimii ja miten se ei toimi. Oikopolut ovat hioutuneet käytön aikana, ja ongelmat osataan välttää etukäteen. Tämä kokemusperäinen hiljainen tieto on sitä parasta tietoa, jota ei löydä ohjekirjoista eikä kursseilta.

Omat suosikit

Mitä visualisointi- tai raportointivälinettä itse käytän? Työurani alkuaikoina käytin paljon Perliä, jolla parsin pitkiä lokitiedostoja ja muodostin tekstimuotoisia raportteja. Minusta Perl oli mahtava kieli, ja käytin sitä joka paikkaan. Nykyisin Perl-kirjat pölyttyvät kirjahyllyssäni, toki kunniapaikalla. Visuaalisen analytiikan ja raportoinnin tullessa vahvasti mukaan käytin pitkään Qlikin työkaluja. Nykyisin käytössäni on yhä useammin Microsoftin Power BI. Huomaan kohdallani selkeän trendin. Käytössäni on se väline, joka soveltuu parhaiten kulloiseenkin tehtävään ja josta myös itse pidän.