Loihde Advance tietosuojaseloste ja evästekäytäntö

Tietosuoja on kaikkien oikeus. Käsittelemme henkilötietojasi lainmukaisesti, asianmukaisesti ja läpinäkyvästi. Keräämme vain tiedot, joita tarvitsemme liiketoimintaamme varten.

Turvaamme tietosi käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia. Emme kerää henkilötietoja silloin, kun niiden kerääminen ei ole välttämätöntä. Tietomme ovat peräisin sinulta. Keräämme niitä, kun ilmoittaudut tilaisuuksiimme, tilaat uutiskirjeemme tai ostat palveluita meiltä. Yrityksesi päättäjien roolia ja asemaa koskevat tiedot pidämme ajan tasalla kaupallisten tietohuoltopankkien kuten Alma Median tietojen avulla. Keräämme tietoja yrityksistä ja yhteyshenkilöistä, joille haluamme markkinoida palveluitamme julkisista lähteistä.

Keräämme tietojasi myös kun haet meille töihin tai sinut tunnistetaan mahdolliseksi ehdokkaaksi. Kumppaniverkostomme työntekijöiden tiedot saamme sopimuskumppaneiltamme.

Tietojenkäsittelymme perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen sekä paikalliseen erityislainsäädäntöön kuten kirjanpito- ja verolakeihin. Käytämme henkilötietojen käsittelyssä kansainvälisiä pilvipalveluita, joiden yhteydessä tietoja saattaa siirtyä Euroopan talousalueen (EEA) ulkopuolelle. Huolehdimme siitä, että tietojen siirroissa käytetään EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia suojatoimenpiteitä.

Henkilöstömme osallistuu tietosuojakoulutuksiin vuosittain.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä Loihde Advance
Hevosenkenkä 3
02600 Espoo

CEO Tomi Bergman

Tietosuoja-asioissa voit lähettää tietopyyntösi, kysymyksesi tai ilmoituksesi osoitteeseen privacy.advance@loihde.com

Loihde Advance käsittelee henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin

Markkinointi

Viestimme palveluistamme ja tuotteistamme enintään 4 kertaa kuukaudessa. Keräämme markkinointitarkoituksiin asiakkaidemme yhteyshenkilöiden yhteystiedot, sekä yhteystietoja palveluistamme kiinnostuneista, blogien tilaajista ja tilaisuuksiemme osallistujista. Käytämme myös julkisia tietolähteitä löytääksemme mahdollisesti palveluistamme kiinnostuneita henkilöitä.

Säilytämme vain markkinointitarkoitukseen kerättyjä yhteystietoja 2 vuotta. Poistamme tiedot myös henkilön pyynnöstä.

Tieto uutiskirjeiden ja julkaisujen sekä blogien tilaajien yhteystiedoista säilytetään niin kauan kuin tilaus on voimassa ja viestejä luetaan. Viestiä ei lähetetä enää, jos kuutta viimeistä viestiä ei ole avattu.

Myynti

Liiketoimintamme kannalta on tärkeää löytää yrityksistä ja organisaatiosta oikeat henkilöt, jotka ovat kiinnostuneita palveluistamme ja joille palveluita tuotamme. Teemme aktiivista mediaseurantaa ja käytämme kolmansilta osapuolilta saatuja tai ostettuja tietoja asiakasrekisterimme laajentamiseksi. Tällöin edellytämme, että kolmas osapuoli on varmistanut tietojen keräämisen ja jakamisen.

Käsiteltävät henkilötiedot ovat asiantuntijapalvelujamme ostavien ja palvelujen tuottamiseen osallistuvien henkilöiden tietoja, joita ovat nimi, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Uutisointi ja palveluiden tiedotteet

Kerromme yritystämme, palveluitamme ja tuotteitamme, ja niissä tapahtuvia kehitys- ja muutostoimenpiteitä koskevia uutisia. Tällöin käytämme yhteystietoina sopimusten yhteyshenkilöitä, ja lisäksi meille ilmoitettujen muiden yhteyshenkilöiden yhteystietoja. Teemme uutisointia kerran kuukaudessa, poikkeustilanteissa useammin.

Yhteystiedot säilytetään sopimuksen voimassaoloajan. Uutisoinnista voi kieltäytyä uutiskirjeen lopussa kerrotulla tavalla.

Asiakastyytyväisyyden varmistaminen (CSAT)

Pyydämme asiakkaitamme määräajoin kertomaan tyytyväisyydestään palveluihimme ja tuotteisiimme. Säilytämme kyselyn tiedoista vastaajan yrityksen, aseman tai roolin yrityksessä sekä vastaukset. Säilytämme tietoja kaksi vuotta analysoidaksemme muutoksia asiakastyytyväisyydessämme ja nähdäksemme ovatko muutokset palveluihimme parantaneet asiakastyytyväisyyttä.

Liiketoiminnan raportointi, analysointi, tilastointi ja talousraportointi

Käytämme sopimusten ja laskutuksen tietoja tiedolla johtamista varten. Raportoimme, analysoimme ja tilastoimme liiketoimintamme sekä taloutemme tilannetta ja tuotamme ennusteita.

Liiketoiminnan raportoinnissa emme käytä asiakasyhteyshenkilöiden tietoja, ainoastaan palveluiden tuottamiseen käytettävän henkilöstön tai alihankkijan henkilöstön tietoja. Saamme tiedot suoraan liiketoimintajärjestelmistä.

Alihankkijahallinta, kommunikointi avoimista tehtävistä

Kumppanien hallinta ja heidän asiantuntijoilleen suunnatut avoimet tehtävät löytyvät portaalistamme. Portaali tarjoaa välineet hallita itse henkilötietojaan.

Haluatko mukaan partneriksemme Loihde Familyyn? Ota yhteyttä loihde-family@loihde.com.

Sopimusten käsittely

Sopimukset arkistoidaan sopimuksen toimeenpanoa ja seurantaa varten. Tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ajan sopimuksen päätyttyä, koska esimerkiksi sopimusvastuu- ja reklamaatioasioiden realisoituminen saattaa ilmetä vasta pitkänkin ajan kuluttua. Tämä edellyttää riittävää ajanjaksoa, jonka aikana sopimusta koskevat tiedot on asianmukaisesti tallennettu ja saatavilla mahdollisia oikeudellisia tai liiketoiminnallisia tarpeita varten. Sähköiset sopimukset allekirjoitetaan Allekirjoituspalvelussa (Visma Sign).

Sähköisen sopimuksen teossa käytetty Allekirjoituspalvelu

Visma Sign palvelussa henkilö tunnistetaan vahvalla tunnistautumisella. Palvelu luo henkilön puolesta allekirjoituksen, joka varmennetaan tuotettavan EU:n hyväksymän varmennetarjoajan toimesta. Palvelu luo AES-tason allekirjoituksen. Kutsu sopimuksen sähköiseen allekirjoitukseen säilyy 30 päivää. Tietoa ei siirretä kolmansiin maihin.

Tilaisuuksien järjestäminen

Tilaisuuksien osallistujien yhteystiedot säilytetään 2 vuotta tilaisuuden jälkeen markkinointia varten. Tiedot ilmoittautumispalvelusta siirretään ladattavan tiedoston avulla.

Säilytämme osallistujien yhteystiedot ja kaikki tiedot, jotka osallistuja on ilmoittautuessaan antanut esim. koskien ruokavaliota, jotta tilaisuudet voidaan järjestää ja tiedotus varmistaa. Nämä tiedot säilytetään 3 kuukautta tilaisuuden jälkeen. Henkilötietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

Laskutus ja kirjanpito

Laskutusta ja kirjanpitoa varten säilytetään kaikki laskulla olevat tiedot kirjanpitolain mukaisesti kuusi täyttä vuotta ja lisäksi kuluva vuosi.

Palveluiden tuottaminen ja asiakasprojektien hallinta

Säilytämme tiedot eri tehtävien asiakasyhteyshenkilöistä, hyväksyjistä, annetuista lisätiedoista ja tehtävien suorittajasta, jotta voimme toteuttaa jatkuvia palveluita.

Säilytämme tiedot asiakkaan hyväksyjästä ja tehtävän antajasta, sekä tiedon tehtävän suorittajasta asiakkaille tehtävien projektien hallintaan.

Työnhakijan ja suorahakuehdokkaiden hallinta

Keräämme tietojasi, kun haet työtä sivuillamme olevalla lomakkeella tai sähköpostilla. Käytämme myös julkisesti saatavilla olevia tietoja löytääksemme sopivia ehdokkaita, joihin ottaa yhteyttä.

Tallennamme työnhakijoista henkilön nimen, yhteystiedot, saamamme viestin ja liitteenä olevan hakemuksen ja CV:n. Käsittelemme tietoja ainoastaan rekrytointitarkoituksiin. Tietoja käsittelevät ainoastaan ne henkilöstömme jäsenet, jotka osallistuvat kuhunkin rekrytointiprosessiin sekä pyynnöstämme luotetut partnerimme, jotka osallistuvat rekrytointiprosessiin. Partnereitamme ovat esimerkiksi suorahakukonsultit ja suorahakupalveluita tarjoavat yritykset.

Suorahaussa löytämistämme ehdokkaista tallennamme nimen, yhteystiedot, työ- ja koulutushistorian sekä tiedon kiinnostuksen kohteista.

Poistamme tiedot 2 vuotta niiden keräämisen jälkeen. Jos haluat, että poistamme tietosi, lähetä poistopyyntö yhteystiedoissamme olevasta sähköpostiosoitteesta tietosuojaosoitteeseemme.

Näin käytät henkilötietoasetuksen antamia oikeuksiasi

Sinulla on oikeus nähdä mitä tietoja meillä on sinusta. Jos tiedoissasi on virhe voit pyytää meitä korjaamaan tiedot.

Emme kerää tietojasi suostumukseen perustuen. Jos haluat pois uutiskirjeidemme postituslistalta, voit peruuttaa tilauksesi kirjeen lopussa kerrotulla tavalla. Halutessasi voimme poistaa tiedon tilaamistasi uutiskirjeistä. Ilmoita asiasta tietosuojasähköpostiimme privacy.advance@loihde.com siitä sähköpostiosoitteestasi jonne lähetettyjä uutiskirjeitä asia koskee.

Voit antaa ja peruuttaa markkinointiluvan lomakkeella: Ota yhteyttä - Loihde Advance

Loihde pyrkii aina sovittelemaan kiistatilanteet, ota siis rohkeasti yhteyttä, jos toiminnassamme joku asia harmittaa. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme henkilötietojasi. Suomessa valitus osoitetaan tietosuojavaltuutetulle, yhteystiedot ja ohjeet löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä.

Miten evästeet toimivat?

Käydessäsi sivustollamme lähetämme päätelaitteellesi evästeen. Eväste on pieni passiivinen tekstitiedosto eikä se vahingoita päätelaitettasi tai tiedostojasi. Evästeillä varmistetaan palvelun turvallisuutta, tehokkuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Eväste auttaa meitä esimerkiksi tunnistamaan usein vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sekä laatimaan yhdistelmätietoa kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan tuotteitamme ja palvelujamme ja esimerkiksi tarjoamaan asiakkaillemme yksilöityjä palveluja. Lisäksi evästeet auttavat meitä näyttämään sinulle sopivimpia ja mielenkiintoisimpia mainoksia. Ne myös estävät samojen mainosten näyttämisen.

Evästeiden avulla voimme saada seuraavanlaista tietoa:

- Käyttäjän IP‐osoite
- Kellonaika
- Käytetyt sivut
- Selaintyyppi
- Mistä verkko‐osoitteesta käyttäjä on tullut kyseiselle verkkosivulle
- Miltä palvelimelta käyttäjä on tullut verkkosivulle
- Mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut verkkosivulle

Emme siis koskaan saa sellaista tietoa, josta voisimme suoraan tunnistaa sinut.

Voit halutessasi estää evästeiden käytön. Internet‐selaimet hyväksyvät evästeet yleensä automaattisesti. Voit kuitenkin halutessasi muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa esimerkiksi 1) kieltää uusien evästeiden asettamisen, ja 2) poistaa tietokoneellesi jo asetetut evästeet.

Lisätietoja selainkäyttöön perustuvasta mainonnan kohdentamisesta saa Your Online Choices –sivustolta.

Huomaathan kuitenkin, että sivustomme ei välttämättä näy sinulle oikein tai sen käyttö saattaa hankaloitua, mikäli poistat evästeet käytöstä.

Kuinka kauan evästeitä säilytetään?

Evästeiden säilytysaika vaihtelee evästeiden tyypin mukaan. Istuntoevästeet vanhenevat, kun selain suljetaan. Pysyvien evästeiden voimassaoloaika vaihtelee kahdesta kuukaudesta muutamaan vuoteen.